De afdeling Bedrijfsvoering levert advisering, ondersteuning en uitvoering van taken op het gebied van informatisering en automatisering, business intelligence, de documentaire informatievoorziening, de personeels- en salarisadministratie, inkoop en verzekeringen en de financiële administratie.
Informatisering en Automatisering (I&A)
De informatie- en communicatietechnologie (ICT) heeft vanaf 2021 extra geld nodig. Dit is bij de kadernota gemeld en aangevraagd. Veel digitaliserings- en automatiseringstaken hebben wij in het verleden al gedaan met het beschikbare geld. Maar de digitale verandering gaat door en hiervoor is nog veel nodig. Ook is extra geld nodig voor stijgende prijzen en contracten. ICT is niet meer weg te denken en is onderdeel van ons dagelijks bestaan. Onze OWO-ICT is voor:
• ruim 80.000 inwoners en bedrijven, en
• ongeveer 900 gebruikers.
Daarnaast werken wij samen met andere overheden en partners. Wij hebben hierin een wettelijke taak waarvoor eisen gelden. Onze data moet betrouwbaar en beschikbaar zijn. ICT moet het gewoon doen, snel werken, veilig en betrouwbaar zijn. Deze aanvraag voor extra geld is nodig om te blijven zorgen voor:
• veiligheid en snelheid van ons netwerk,
• alle gebruikers in ons netwerk,
• nieuwe inrichting werkplek,
• digitale diensten aan onze bedrijven en burgers,
• opslaan en delen van informatie,
• digitale werkprocessen.
In 2021 bieden I&A en DIV een voorstel aan voor het vaststellen van een informatievisie. Daarnaast zullen in 2021 de veiligheid en de beschikbaarheid van betrouwbare data en het blijven voldoen aan de wetgeving (AVG, BIG, BIO enzovoorts) belangrijke speerpunten zijn.
Door de versnelde uitrol van het op afstand werken door de COVID-19-maatregelen en het uitrollen van mobiele werkplekken in de drie gemeenten (onder andere laptops) zal ook in 2021 het werken op locatie en vanuit thuis of elders de nieuwe werkelijkheid zijn. We breiden de middelen en voorzieningen in 2021 waar nodig of gewenst verder uit en zetten het optimaliseren voort.
In 2021 moeten we een groot deel van het bestaande applicatielandschap en de daarbij behorende voorzieningen in de ketens van alle processen Europees aanbesteden en gunnen. De projectvoering is in 2020 voorbereid en rond de zomer van 2021 is bekend op welke manier en met welke leverancier(s) we voor de toekomst gaan bouwen aan de continuering van onze informatievoorziening, gegevensbeheer, uitwisseling van gegevens en de functionele toepassingen. De rechtmatigheid van de aanbesteding en de functionele wensen van alle proceseigenaren in de drie huizen gaan we in OWO-samenwerking bedienen.
Documentaire Informatievoorziening (DIV)
De nazorg van de invoering van het zaakgericht werken in OWO-verband vraagt aandacht. Zaakgericht werken biedt centraal inzicht in alle lopende zaken en ondersteunt volledige digitale dossiervorming. De uitfasering en ontsluiting van informatie van de bestaande documentaire management systemen (DMS) zoals Corsa en Decos rollen we uit en borgen we.
Vanuit de Archiefwet en de provincie als toezichthouder liggen grote opgaven om te voldoen aan de inrichting en het actueel zijn van de informatievoorziening en archiefvorming. Hiervoor zijn aanvullende middelen ingezet. Dit proces duurt nog zeker tot 2023, net als de extra inzet van personeel.
Binnen het ruimtelijk domein zal de naderende invoering van de Omgevingswet een grote rol gaan spelen. Daarbij staat een goede informatievoorziening voor zowel de ambtenaar als de burger centraal. Dit betekent dat we moeten investeren in een goede kwaliteit van onze gegevens.
Inkoop
Op het terrein van het inkoop- en aanbestedingsbeleid gaan we in 2021 het bestaande beleidskader hanteren en de toepassing stimuleren. Wij faciliteren, motiveren en sturen daarbij op onze beleidsdoelen: lokaal- en regionale inkoop daar waar dat kan. Het actieplan Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) rollen we verder uit waar het ambitiedocument circulaire economie Fryslân deel van uitmaakt.
Het thema Beter Aanbesteden, waarin wij met het ministerie landelijk zijn opgetrokken wordt toegepast. Dit heeft als doel het verbeteren van de inkoop van diensten en producten zodat het slimmer, beter en makkelijker wordt voor zowel ondernemers als overheden.
Verzekeringen
We ontwikkelen het onderwerp verzekeringen binnen de OWO-gemeenten verder met als focus risicomanagement: bewustwording van wat, wanneer verzekerd moet zijn. In 2021 gaan wij werken volgens het in 2020 gepresenteerde verzekeringenbeleidskader. De groei in het aantal claims en verzekeringen voor de gemeenten zorgt er tevens voor dat gemeenten in control moeten zijn. Door deze ontwikkelingen bestaat het risico dat in de komende jaren de grote verzekeraars premies en het eigen risico gaan verhogen. Voor deze begroting was er nog geen aanleiding om de budgetten hierop aan te laten passen. We volgen de marktontwikkelingen op de voet.
Financiële administratie
Het op tijd binnen de gestelde kaders betaalbaar stellen van facturen is een continu proces waarbij de norm is dat minimaal 95 procent van de onbetwiste facturen binnen dertig dagen betaald zijn. Het verwerken, muteren en verantwoorden van onze financiën in combinatie met het ontsluiten van deze informatie is in combinatie met onze ondersteuning voor de reguliere planning- en controlcyclus een prominente activiteit.
Personeels- en salarisadministratie
De personeels- en salarisadministratie (PSA) faciliteert gebruikers met het softwarepakket e-HRM waarmee zij eenvoudig, overal en altijd hun zaken kunnen inzien of regelen, zoals de salarisspecificatie, declaraties, verlofregelingen en secundaire arbeidsvoorwaarden. Leidinggevenden krijgen (digitale) ondersteuning in het werken met digitale personeelsdossiers. Daarnaast ondersteunt PSA de (werving- en selectie)processen en overige vraagstukken van HRM.
Nieuwe ontwikkelingen
Onderstaand melden wij thema's waarvan wij voorzien dat zij nog in 2021 een rol gaan spelen maar waar vooralsnog geen financieel gevolg aan is gegeven in deze begroting. Zodra over deze thema's meer bekend is op gevolg, benodigde acties en financiële middelen wordt dit bekend gesteld en in de eerstvolgende reguliere processtap van de Planning & Control cyclus meegenomen.
1. Veranderende en nieuwe wetgeving
1.1 Wet open overheid: deze wet geeft regels over het actief openbaar en toegankelijkheid maken van overheidsinformatie en moet ervoor zorgen dat deze beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Deze wet vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De impact voor de OWO-gemeenten is momenteel lastig in te schatten en nader onderzoek is nodig. Ook de Eerste Kamer heeft de behandeling voorlopig opgeschort om ruimte te geven voor nader onderzoek naar de impact van de wet voor overheden. Er bestaat brede consensus over het belang van de Wet open overheid, maar nog niet over de invulling. De strekking van de wet is duidelijk: actiever en transparant (overheids)informatie delen. En dit stelt eisen aan de kwaliteit van de informatiehuishouding (archivering, systemen, processen, publicatiekanalen) en aan de kennis van betrokken medewerkers.
1.2 Archiefwet 2021: deze wet is in voorbereiding en heeft gevolgen door de verkorting van de termijnen voor de overbrenging van archiefstukken van twintig jaar nu naar tien jaar straks. Ook gelet op het interbestuurlijk toezicht (IBT) vanuit de provincie zijn extra inspanningen nodig om te kunnen voldoen aan datgene wat in het Verbeterplan door de toezichthouder wordt gevraagd.
2. Informatisering, digitalisering en automatisering
In 2019 is onderzoek gedaan naar de inrichting van een voor de toekomst bestendige informatievoorziening in de OWO-samenwerking. Uit dit onderzoek is een aantal aandachtsgebieden naar voren gekomen. De uitwerking van deze aandachtsgebieden vindt in 2020 en 2021 plaats en heeft budgettaire consequenties.
2.1 Data gedreven werken: om hier invulling aan te geven zoeken we regionaal de aansluiting bij Data Fryslân in Leeuwarden. Dit is om Proces- en projectvoeringkosten om data gedreven werken te optimaliseren.
2.2 Nieuwe rollen en functies zoals IT-architect, Informatie Architect, Change Management (ITIL-procesvoering) en Incidentbeheerder. Om de kwetsbaarheid op het gebied van netwerkbeheer te verminderen is aanvullende spreiding van kennis noodzakelijk. Voor een belangrijk deel zetten we de beschikbaar gekomen vacatureruimte (1 fte) in. Om het gehele pakket kwalitatief goed en toekomstbestendig af te dekken is aanvullend nog 1 fte nodig.
2.3 Nieuwe rol en functie van strategische Informatiemanager.
3. Archiefverplichtingen en werkvoorraad wegwerken DIV
Om de achterstanden en de werkvoorraad weg te werken en de archieven op orde te brengen is zowel in 2021 als ook in 2022 en 2023 nog extra inhuurcapaciteit nodig. Het gaat vooral om uitvoeringstaken bij DIV zoals scannen, registreren, archiveren, inventarissen overbrengen en het doen van kwaliteitscontroles. Archieven moeten op orde zijn, zoals de Archiefwet voorschrijft. Als dit niet het geval is dan kan er sprake zijn van taakverwaarlozing.
Aan de ontstane situatie ligt een aantal redenen ten grondslag. Er is sprake van een hoog ziekteverzuim en langdurige uitval van medewerkers en het is lastig mensen te vinden met de juiste competenties. Daarnaast is er sprake van een hybride situatie (zowel papier als digitaal archiveren in 2019 en 2020) met dubbele werkzaamheden tot gevolg. We hebben ook te maken met verschillende werkwijzen in de drie OWO-gemeenten en we moeten systemen en processen opnieuw opbouwen die nog niet optimaal werken. Deze werkzaamheden zijn majeur en veel omvattend; op de procesvoering is nog zeker voor drie jaar extra inzet noodzakelijk.