Programma 0 | Bestuur en Ondersteuning

Hebben we bereikt wat we wilden bereiken? 
•    Meer inspraak van inwoners door de afstand tussen gemeenteraad en haar bestuurders en inwoners te verkleinen;
•    inwoners meer betrekken en actief mee laten denken met de gemeentelijke politiek;
•    betrokkenheid van de raad(sleden) bij initiatieven van inwoners;
•    een gemeenteraad die tussen de bevolking staat en actief in de omgeving aanwezig is.

Participeren
Workshops, gastlessen en rondleidingen zijn ingezet om inwoners meer te betrekken bij de gemeentelijke politiek. De leden van de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing hebben hun ideeën uitgewerkt. 

Raadscommunicatie
Het is belangrijk dat inwoners de raad en de raadsleden weten te vinden, zodat de raadsleden een goede invulling kunnen geven aan hun vertegenwoordigende rol. De inspraak- en inspreekmogelijkheden, waaronder het inloopspreekuur en de inspreekmogelijkheden in de vergaderingen van de algemene commissie en de raad worden actief gedeeld met inwoners. 
De griffie en de afdeling communicatie verzorgen de communicatie in nauw overleg.  De raadsleden zijn na de gemeenteraadsverkiezingen in de Westwijzer voorgesteld aan de inwoners. De raadsvergaderingen en algemene commissievergaderingen worden door inwoners bezocht en bekeken via livestream. In de Westwijzer, de gemeentelijke internetsite en de raadswebsite is regelmatig nieuwe informatie geplaatst.

Wijziging inloopspreekuur
In  2022 is de procedure voor het inloopspreekuur gewijzigd. Inwoners kunnen op twee manieren inspreken tijdens het inloopspreekuur:
1.    bezoek aan één of meerdere fracties afzonderlijk in de fractiekamer(s);
2.    plenair toespreken van de raad in de raadzaal.
Van het inloopspreekuur wordt regelmatig gebruik gemaakt.

Hebben we bereikt wat we wilden bereiken?

Door de crises die elkaar opvolgen hebben we extra gemerkt wat er in onze dorpen en wijken allemaal aan werk wordt verzet en hoe naar elkaar wordt omgekeken. Als gemeente vinden wij dit van onschatbare waarde. Zo zagen wij we de bereidheid om hulp te bieden aan de vluchtelingen uit Oekraïne en het ontstaan van nieuwe netwerken rondom de opvangplekken. 

Ook de gevolgen van corona werkten in 2022 nog door. Tot de zomer van 2022 had dit een “dempend effect” op de energie die er normaal gesproken is bij de vele vrijwilligers in de dorpen. In de corona-periode proefden actieve vrijwilligers aan een leven zonder al deze extra inzet voor het algemene belang. Het was lastig om er na die periode opnieuw voor te gaan. Gelukkig keerde in 2022 deze energie wel weer terug. De gemeente probeert altijd goede randvoorwaarden te scheppen waarbinnen onze bewoners zich zelf kunnen ontplooien en hun eigen verantwoordelijkheid kunnen nemen. Een leefbare, prettige woonomgeving begint bij je zelf; de plaatselijke belangen hebben dat motto ook in 2022 toegepast. 

Er vormden nieuwe samenwerkingsverbanden en er werden grote en kleine plannen gesmeed, passend bij de aard en schaal van het dorp of de wijk. Een kleine greep uit de bijzondere en nieuwe ideeën die in 2022 in de steigers werden gezet:
o    De Groote Veenpolder Samen Vooruit;
o    Bloeizone Steggerda; 
o    Sport en verbinding in Blesdijke;
o    Verbouw jeugdhonk Munnekeburen
o    Woningbouwplannen in Boijl en De Hoeve;
o    Dorpen die werkten aan een dorpsvisie;
o    Buitengewoon Kerst in Noordwolde;
o    Participatieplatform in Nijeholtpade;
o    Ideeën rond faunatorens, een dorpsplein en buurtmarkt in Oldeholtpade:.

Ook de Vereniging Kleine Dorpen Weststellingwerf was weer volop actief. De hoge opkomst tijdens de bijeenkomsten in oktober en december liet zien dat de dorpen het delen van informatie en ervaringen erg belangrijk vinden.  
De gemeente stond voor nieuwe onverwachte uitdagingen: crises op diverse vlakken vroegen veel aandacht van de organisatie. Hierbij hoorde ook het vinden van voldoende menskracht om alle gemeentelijke taken uit te voeren. Hierdoor moesten soms andere prioriteiten worden gesteld en kreeg de ondersteuning van een goed initiatief een andere en/of een meer sobere vorm. Het vroeg om improvisatie, maatwerk en heldere samenwerkingsafspraken. Aandachtspunt was, is en blijft hoeveel de plaatselijke belangen zelf aankunnen in een snel veranderende maatschappij. Nu en in de toekomst.  

Hebben we bereikt wat we wilden bereiken?

Inwoners gebruiken vaker digitale kanalen
Het digitale deel van onze dienstverlening vormt een steeds groter deel. De corona-pandemie heeft hierin een stimulerende rol gehad. Veel mensen willen gebruik maken van dienstverlening op het moment dat hen goed uitkomt, via het kanaal wat bij hen past. Steeds vaker is dat thuis vanaf de bank. In 2019 werd er 1.200 keer door inwoners een aanvraag via DigiD gedaan bij burgerzaken in 2022 is dat meer dan 2.500 keer. 
Ondanks deze trend blijven alle vormen van dienstverlening belangrijk en digitale dienstverlening is niet altijd mogelijk of wenselijk. Bijvoorbeeld bij het aanvragen van een paspoort of identiteitskaart is een pasfoto en een 'natte' handtekening nodig. Maar ook daar zie je waar het digitaal kan, bieden wij dat aan. Bijvoorbeeld bij de aanvraag van een paspoort voor minderjarigen is toestemming van de ouders nodig, deze toestemming kan vanaf 2022 via DigiD doorgegeven worden. Hierdoor hoeven niet beide ouders mee bij de aanvraag.

Op afspraak werken
Corona bleef impact houden op onze dienstverlening. Ook 2022 begon met een lockdown. Daarom werkten wij op afspraak. De meeste bezoekers staan positief tegenover werken op afspraak. Ook zijn er bezoekers die het niet fijn vinden en geen afspraak vooraf willen maken. Een publiekshal met een paar wachtende mensen, met meerdere lege balies gaf misschien de indruk, dat er ruimte was om te helpen. Waar er ruimte was, werd er met de bezoeker meegedacht. Door te kijken of er ruimte tussen afspraken was en collega's met de juiste expertise aanwezig waren, dan werden deze bezoekers geholpen. Dat was niet altijd mogelijk, dan werd er een afspraak gemaakt op een passend moment. 
Verschillen op afspraak werken en zonder afspraak:

Niet voor alles gold dat een afspraak nodig was, dat wilden wij ook beperken voor eenvoudige producten. Vanaf 2022 was voor het afhalen van reisdocumenten en rijbewijzen geen afspraak meer nodig. Deze konden na het aanvragen bij de balie een week later zonder afspraak opgehaald worden bij de receptie. 
Voor de gemeente is op afspraak werken een effectieve manier van werken. Zo kunnen wij de groeiende stroom van digitale bezoekers goed combineren met het helpen van de baliebezoekers. 

Beleidsplan
In 2022 is het document "Dienstverlening Gemeente Weststellingwerf" in de gemeenteraad behandeld. Op basis van dit document en ook het Collegeprogramma 2022-2026 zijn plannen gemaakt om de dienstverlening verder te optimaliseren. In 2022 lag vooral de focus op de huidige situatie in kaart brengen, betere afstemming tussen de teams binnen gemeente Weststellingwerf in relatie tot dienstverlening.  

Hebben we bereikt wat we wilden bereiken?

2022 was qua communicatie opnieuw een roerig jaar. Waar het einde van de coronapandemie in zicht kwam, brak de oorlog in Oekraïne uit. Er was gebrek aan opvangplekken voor vluchtelingen en huisvesting voor statushouders. De taakstelling voor vluchtelingen en statushouders bracht onvoorziene communicatie inzet en nieuwe uitdagingen met zich mee. 

Communicatie rond de opvang/huisvesting van vluchtelingen en statushouders
Op verschillende locaties in de gemeente is gemeentelijke opvang voor Oekraïense vluchtelingen gecreëerd en huisvesting voor statushouders voorbereid. Per locatie hebben we een communicatie- en participatietraject opgezet om inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden zo goed mogelijk te informeren en te betrekken. Dit deden we onder meer via bijeenkomsten, brieven, (persoonlijke) gesprekken, pers- en nieuwsberichten, webpagina’s en pers- en kijkmomenten op locatie. Ook de raad is regelmatig van de voortgang op de hoogte gehouden.

Vanwege de impact op direct omwonenden is maatwerk in het gesprek met en het luisteren naar omwonenden van groot belang (geweest). Communicatie faciliteert dit gesprek met onder meer het brengen van een heldere boodschap en de juiste timing. 
We zijn hierin een lerende organisatie. We werken integraal steeds beter samen, wat een positief effect heeft op de communicatie. De boodschap die we aan inwoners moeten brengen is niet altijd leuk. We hebben onder meer geleerd dat:

• het belangrijk is om het eerste bericht waar mogelijk persoonlijk te brengen;
• weerstand er mag zijn en we tijd moeten nemen om daar naar te luisteren en iets mee te doen;
• we inwoners niet alleen betrekken, maar ook vragen naar hoe zij betrokken willen worden;
• we een betrouwbare samenwerkingspartner blijven als we doen wat we zeggen.

Communicatie en de energiecrisis
De oorlog in Oekraïne had ook invloed op de energieprijzen, met vaak grote gevolgen voor inwoners en ondernemers. Daarom gaven we regelmatig tips en adviezen om energie te besparen en zo de energierekening omlaag te brengen. We informeerden inwoners en ondernemers over de energietoeslag en maatregelen van de Rijksoverheid. 

Een actief communicatiebeleid
Ook in 2022 was de Communicatievisie 2017-2020 de basis voor de gemeentelijke communicatie. We hebben de volgende lijnen doorgezet: 

• De communicatie van Weststellingwerf heeft een goede kwaliteit. Inwoners vinden dat wij klantgericht, open en betrouwbaar zijn. We gebruiken begrijpelijke taal en herkenbare middelen. Verder is onze informatie snel en gemakkelijk te vinden.
• Een professionele inzet van online en offline communicatiemiddelen. De website is het belangrijkste communicatiemiddel.
• Een zichtbaar college en een helder proces voor het nemen van besluiten.
• Een goede relatie met de pers.
• We helpen de organisatie om planmatig en doelgericht te communiceren. Hiervoor onderhouden wij goed en regelmatig contact met de interne organisatie.
• Meedenken en meepraten voor medewerkers en inwoners leuker en gemakkelijker maken.
• Het intranet helpt medewerkers om elkaar te vinden en samen te werken.

Eind 2022 zijn voorbereidingen gestart om te komen tot een nieuwe communicatievisie.