Voorjaarsnota
OWO afdelingen
Voor de basisdienstverlening op het gebied van ICT en archiefwerkzaamheden is € 211.000 (€ 70.500 per gemeente) benodigd om te kunnen bijsturen. Deze bijsturing is nodig om te kunnen voldoen aan de wettelijke taakuitvoering, om achterstallig onderhoud in archiefwerk weg te werken en om de door drie OWO gemeenten gevraagde noodzakelijke ondersteuning op ICT gebied te kunnen blijven leveren.
Risico’s waar we mee te maken kunnen krijgen indien niet voldoende kan worden bijgestuurd zijn:
- onvoldoende betrouwbaarheid van systemen
- niet voldoen aan wettelijke verplichtingen (taakverwaarlozing)
- niet voldoen aan het IBT toetsingskader ( huidige waardering matig). In het uiterste geval wordt de gemeente onder toezicht gesteld (instrument indeplaatsstelling, gemeentewet artikel 124)
- instabiele informatievoorziening aan burgers, bedrijven, instanties en medewerkers
- niet meer kunnen voldoen aan de grote groei en vraag naar ICT middelen en ICT dienstverlening
- niet meer kunnen voldoen aan een stabiele en veilige werkomgeving en netwerkomgeving
Kadernota 2022-2025
Samenwerkingsverband Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland (OWO)
Voor het samenwerkingsverband Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland (OWO) zijn twee bedragen opgenomen in deze nota. Allereerst de noodzakelijke middelen voor de Archiefwet 2021, dit gaat om een bedrag van € 75.000 structureel (€ 25.000 structureel per gemeente). Ten tweede een bedrag van € 200.000 incidenteel (€ 66.667 per gemeente) voor kwaliteitsborging van het proces zaakgericht werken.
Gemeenten hebben wettelijke taken die ze moeten uitvoeren. Het past ook bij de betrouwbare overheid om deze taken uit te voeren en dit op het juiste (kwaliteits)niveau te doen. Als het gaat om de Archiefwet dan zijn de OWO-gemeenten hier herhaaldelijk door de provincie (IBT-rol) op gewezen. Taakverwaarlozing ligt op de loer en in het uiterste geval kan het leiden tot ondertoezichtstelling. Bij de kwaliteitsborging van het proces zaakgericht werken gaat het, naast het niet voldoen aan de Archiefwet, ook om het voorkomen of herstellen van onvolledige opbouw van dossiers.
Gezien de financiële situatie van de drie OWO-gemeenten heeft er een afweging plaatsgevonden ten aanzien van de noodzakelijke middelen voor de OWO. De huidige financiële situatie maakt honorering van alle middelen en dus financiële uitbreiding niet mogelijk. Er zijn scherpe keuzes nodig.
Organisatieontwikkeling:
De opgedane ervaringen en inzichten vanuit het organisatieontwikkeltraject PIM op expeditie maken dat we toe zijn aan een volgende stap in de expeditie: het aanpassen van de structuur van de organisatie en cultuurverandering. De complexiteit van ons werk neemt toe. Dat merken we iedere dag en brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Het belang van goede samenwerking, eigenaarschap, opgavegericht en integraal werken nemen hiermee toe. We zijn als organisatie de afgelopen jaren in omvang gegroeid. De span of control is hier niet op aangepast en de verschillen in omvang zijn te groot geworden. We kennen een hybride aansturingsmodel met een managementteam en directie. De combinatie tussen concernbreed sturen en afdelingssturing wordt als complex ervaren.
Aanpassingen in de structuur, aansturing en beheersbaarheid zijn noodzakelijk om klaar voor de toekomst te zijn. Deze aanpassingen zien we als voorwaarde om goed te kunnen werken aan integraal werken, eigenaarschap en samenhang in de organisatie. Met een directiemodel met robuuste teams van circa 15 fte gericht op inwoners, bestuur en organisatie verwachten we de opgaven en uitdagingen van de samenleving goed aan te kunnen. Teamleiders kunnen met deze opgang gericht medewerkers ondersteunen in de gewenste ontwikkeling. De noodzakelijke wijzigingen in de structuur voor wat betreft de span of control en het versterken van de beheersing brengen kosten met zich mee. De verwachte structurele kosten zijn verwerkt in bovenstaande tabel. Na de structuuraanpassing zal er ook worden ingezet op de vereiste cultuurverandering. Dit vraagt investering in houding, gedrag en rolinvulling van alle medewerkers en leidinggevenden in onze organisatie. Onder andere opleiding en training is daarbij van belang.